Genel Gizlilik Bildirimi - DZ Advisory Ltd (DZ Danışmanlık)
1. Giriş
Bu Gizlilik Bildirimi, kayıtlı adresi Quad Central, Q3 Level 10, Central Business District, CBD 1040, Malta adresinde bulunan DZ Advisory Ltd. şirketi (bundan böyle ‘Şirket’, ‘biz’, ‘bize/bizi’ veya ‘bizim’ şeklinde anılacaktır) ile ilgilidir. Hizmetlerimizden yararlanan müşterilerimizin (bundan böyle ‘kullanıcı’, ‘siz’ veya ‘sizin’ şeklinde anılacaktır) gizliliğini korumaya kararlıyız.
Bu Gizlilik Bildirimi, ister devam eden bir iş ilişkisi isterse ara sıra yapılan bir işlem (her biri ve toplu olarak “Hizmetler”) yoluyla olsun, müşteri olmak istediğinizde ve/veya Şirketin müşterisi olduğunuzda, kişisel bilgilerinizi nasıl topladığımızı, kullandığımızı, paylaştığımızı, koruduğumuzu ve işlediğimizi açıklamaktadır.
Hizmetleri kullanarak veya alarak, bu Gizlilik Bildiriminin şartlarını kabul etmiş olursunuz. Bize kişisel bilgilerinizi vererek, Şirketin kişisel bilgilerinizi bu Gizlilik Bildirimine ve geçerli AB yasalarına ve yönetmeliklerine uygun olarak işlemesini kabul etmiş olursunuz.
2. Kişisel Bilgiler
Toplayıp işleyebileceğimiz aşağıdaki bilgi ve belgelerin her biri ve tümü, bu Gizlilik Bildiriminin amaçları doğrultusunda, tek tek ve toplu olarak “Bilgiler” olarak anılacaktır.
Aşağıdaki türden Bilgileri toplayabilir, saklayabilir, işleyebilir ve kullanabiliriz:
i. Kişisel Veriler
Bunlar 'Müşterinizi Tanıyın' (KYC) formlarımıza göre ve/veya merkezi KYC Portal sistemimiz aracılığıyla sağlanan kişisel veriler olup, bu veriler adınızı, soyadınızı, adresinizi, kimlik bilgilerinizi, doğum tarihinizi ve uyruğunuzu; Şirketin size sağladığı veya sağlayacağı Hizmetleri ve benzer veya ilgili bilgileri içerecektir.
4'üncü ve 5'inci AML (Kara Para Aklanmasının Önlenmesi) Direktifleri kapsamındaki yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek için kimlik belgeleriniz ve adres kanıtınız da dahil olmak üzere Bilgilerin ve ilgili belgelerin bir kopyasını saklayacağız.
ii. Aramalar ve Kontroller
Sizinle ilgili isim kontrolleri, google aramaları ve pasaport kontrolleri yapacağız ve uygulamalarımızda dolandırıcılık, kara para aklama, terörizmin finansmanı, mali suç veya diğer suç türlerini, 4. ve 5. AML Direktifleri ve Şirketin dahili risk esaslı politikası doğrultusunda önlediğimizden emin olmak için gerçekleştirmemiz gerektiğini kabul ettiğiniz bu tür kontroller ve aramalar uyarınca oluşturulan belgeleri saklayacağız. Şirketin, yukarıda belirtilen tarama uygulamalarını, müşteri ile olan ilişki (sadece potansiyel bir ilişki olsa bile) başladığında ve ayrıca söz konusu risk esaslı yaklaşıma uymak için, Şirketin kendi takdirine bağlı olarak karar verdiği aralıklarla sürekli olarak gerçekleştirdiğini kabul etmektesiniz.
iii. Siyasî Nüfuz
Şirket ayrıca, tarafınızdan sunulan ve bir “Siyasi Nüfuz Sahibi Kişi” olduğunuzu teyit eden veya etmeyen beyanların kaydedilmesi ve Şirketin gerçekleştireceği, açık kaynaklar ve isim tarama platformlarımız aracılığıyla belgelenmiş aramalar da dahil olmak üzere, siyasi nüfuz durumunuza ilişkin kayıtları saklar.
iv. Risk Sınıflandırması
Bilgilerinizi, 4. ve 5. AML Direktifleri kapsamındaki yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla sizi ‘düşük riskli’, ‘orta riskli’ veya ‘yüksek riskli’ olarak sınıflandıracak olan manuel veya otomatik bir risk sınıflandırması/profillemesi gerçekleştirmek için kullanacağız. Bu tür bir sınıflandırma, hakkınızda gerçekleştirdiğimiz sürekli takip düzeyini ve/veya talep ettiğimiz belgelerin düzeyini etkileyecektir. Bu tür bir risk sınıflandırmasının nasıl yapıldığı hakkında daha fazla bilgiyi info@dzmalta.com adresinden Veri Koruma Sorumlusu ile iletişime geçerek veya +356 21332100 numaralı telefondan bizi arayarak talep edebilirsiniz.
v. Yazışmalar
Bizimle e-posta ve mektup gibi yöntemlerle olan iletişiminizin bir nüshasını, 4. ve 5. AML Direktifleri kapsamındaki yasal yükümlülüklerimiz doğrultusunda veya meşru bir menfaatimiz doğrultusunda saklayacağız.
vi. Video ve Görüntüler
Merkezi KYC Portalımız aracılığıyla bir video konferans görüşmesi talep edebiliriz. Bizimle böyle bir görüşme yapmayı kabul etmeniz halinde, AML/CFT (kara para aklamanın ve terörizmin finansmanının önlenmesi) yükümlülüklerimiz ve Şirketin Veri Koruma Politikasında bulunan dahili saklama politikamız doğrultusunda video konferansın video ve ses kaydını kaydedecek ve saklayacağız. Ayrıca, 4. ve 5. AML Direktifleri kapsamındaki yükümlülüklerimizi yerine getirmek için söz konusu video konferansın ekran görüntülerini de alabiliriz. Video görüşmesi yüz hatlarınızı inceleyecek ve size bir yüz tanıma testi uygulayacaktır. Bu yüz tanıma testi daha sonra video konferans aracılığıyla yüz hatlarınızı kimlik belgenizdekilerle karşılaştıracaktır.
vii. Varlık
Varlıklarınızın değeri, banka hesaplarının ayrıntıları, miras bilgileri, istihdamla ilgili bilgi ve belgeler ve tüm dünyadaki varlıklarınızın net değeri ilgili diğer bilgiler gibi servetiniz hakkındaki bilgileri de işleyebilir ve saklayabiliriz. Bu tür Bilgileri, AML/CFT yükümlülüklerimiz doğrultusunda, Şirketin size sağlamasını istediğiniz Hizmete bağlı olarak ve Şirketin ML/FT (kara para aklama ve terörizmin finansmanı) risklerini azaltma açısından erişmek istediği değerle orantılı olarak riske duyarlı bir şekilde toplayacak ve kullanacağız.
viii. Diğer Hususlar
Yasal yükümlülüklerimiz doğrultusunda, ‘Müşteri Kabul Formu’ veya eşdeğer bir belge de dahil olmak üzere sizden sağlamanızı isteyebileceğimiz belirli beyanları işleyecek ve saklayacağız.
Yasal yükümlülüklerimiz ve dahili risk esaslı yaklaşım politikamız doğrultusunda, fiziksel veya dijital formatta sizden talep ettiğimiz diğer tüm bilgi veya belgeleri saklayabilir ve işleyebiliriz.
3. Rızaya dayalı işleme
Aşağıdaki durumlarda rızanızı talep edeceğiz:
- Size doğrudan pazarlama içerikleri veya hizmetlerimizle ilgili promosyonlar gönderirken (bu tür içerikleri almanız için açık ve doğrulanmış yasal bir menfaatiniz bulunmaması halinde);
- Bilgilerinizi Şirket dışındaki taraflarla paylaşırken (polise, mahkemeye veya yetkili bir makama bilgi vermek gibi, yasalar gereği bunu yapmamız gerekmedikçe). Bilgilerinizi, size Hizmetleri sunmamıza yardımcı olmak için veri işleyenlerimizle paylaştığımız zamanlarla sınırlı olmak üzere, rızanız olmadan Şirket dışındaki taraflarla paylaşmamız durumunda ve
- Bilgilerinizi 4. Bölümde bulunan diğer yasal dayanaklardan birine sahip olmadan işlememiz durumunda.
Sizi ilgilendirebilecek konular hakkında genel bilgiler gibi, ticari olmayan içerikler, doğrudan pazarlama ve promosyon materyali olarak değerlendirilmez ve bunları almamayı seçme veya abonelikten çıkma hakkınız saklı kalmak kaydıyla, rızanıza ihtiyacımız olmayacaktır. Bu tür ticari olmayan içeriklerin gönderilmesi, ancak size bu tür pazarlama dışı içerikleri göndermeye yönelik yasal menfaatimizin gizliliğinizi etkilemeyeceğinden emin olmamız sonrasında gerçekleştirilir.
Bu tür içerikler genellikle e-posta ile gönderilmekte olup istediğiniz zaman aboneliğinizi iptal etmehakkına sahipsiniz ve aboneliğinizi iptal etmeyi seçmeniz halinde size başka ticari olmayan içerikler göndermeyeceğiz. Aynı durum, size herhangi bir materyal gönderilmemesini talep etmişseniz veya edecekseniz de geçerlidir.
Examples of such non-marketing material are:Bu tür ticari olmayan içeriklere örnek olarak aşağıdakiler verilebilir:
Devlet tarafından yayımlanan vergi teşvikleri hakkında bilgiler;
Yeni düzenlemeler hakkında bilgi;
Herhangi bir düzenleme veya mevzuat kapsamındaki haklarınız hakkında bilgi;
Devlet tarafından verilen bir yatırım yardımı hakkında bilgi;
Kişisel olarak ilginizi çekebilecek diğer herhangi bir konu hakkında bilgi.
4. Veri İşlemenin Yasal Dayanağı
Üçüncü Bölüm uyarınca rızaya dayalı veri işlemeye ek olarak, aşağıdaki yasal dayanağa sahip olmamız halinde de Bilgilerinizi işleyebiliriz:
- • Sözleşmeden doğan yükümlülük veya gereklilikler;
• Yasal yükümlülük;
• Üye devlet hukuku;
• Veri sahibinin hayati menfaati;
• Bilgilerin işlenmesi kamunun yararına olduğunda ve
• Meşru menfaat.
5. Üçüncü Taraflarla Paylaşım
Bilgilerinizi aşağıdaki durumlarda/taraflarla paylaşabiliriz:
- • Yasalar gereği onları paylaşmamız gerektiği ölçüde;
• Devam eden veya olası yasal işlemlerle bağlantılı olarak;
• Yasal haklarımızı tesis etmek, kullanmak veya savunmak amacıyla (dolandırıcılığı önleme ve kredi riskini azaltma amacıyla başkalarına bilgi sağlamak dahil);
• Makul görüşümüze göre, Bilginin paylaşılmasını talep etmek için mahkemeye veya yetkili başka bir makama başvurabileceğini düşündüğümüz kişilerle (makul görüşümüze göre söz konusu mahkeme veya makamın ilgili Bilginin paylaşılmasına karar vermesinin makul olarak muhtemel olduğu durumlarda);
• Bu bildirimde belirtilen amaçlar için makul olarak gerekli olduğu sürece, çalışanlarımız, memurlarımız/yetkililerimiz, sigortacılarımız, profesyonel danışmanlarımız, bankacılarımız, acentelerimiz, tedarikçilerimiz, Bilgi Teknolojileri hizmet sağlayıcılarımız veya alt yüklenicilerimizden herhangi biriyle (bu taraflar Veri İşleyenler ve alt veri işleyenler olarak da bilinir);
• Bu bildirimde belirtilen amaçlar için makul olarak gerektiği ölçüde, şirketler grubumuzun herhangi bir üyesiyle (bu, bağlı ortaklıklarımız, nihai holding şirketimiz ve onun zaman zaman söz konusu olan tüm bağlı ortaklıkları anlamına gelir). Şirketin birleşmesi, satın alınması veya satılması ya da varlıklarımızın veya öz sermayemizin bir kısmının veya tamamının devredilmesi durumunda, bu tür bir işlemle bağlantılı olarak Bilgileri ve kullanım verilerini paylaşabilir veya aktarabiliriz;
• Rıza vermiş olduğunuz diğer tüm durumlarda.
- • Polis;
• Mahkeme, Hâkimler ve Mahkeme bilirkişileri;
• Malta Mali Hizmetler Kurumu (MFSA)
• Mali İstihbarat Analiz Birimi (FIAU) ve/veya
• Veri Koruma Sorumlusu.
Web sitemizde yayımladığınız veya web sitemizde yayımlanmak üzere gönderdiğiniz bilgiler, örneğin Bilgilerinizi içeren referanslar, internet aracılığıyla dünyanın her yerinden erişilebilir hale gelebilir. Bu tür Bilgilerin başkaları tarafından kullanılmasını veya kötüye kullanılmasını önleyemeyiz.
Bilgilerin Saklanması ve Korunması
Bilgiler aşağıda belirtilen yerlerden birinde veya daha fazlasında saklanacaktır:
- Ofisimizde kilit altında tutulabilecek fiziksel dosyalar;
- Grubun dışarıdan aldığı Bilgi Teknolojileri destek hizmeti sağlayıcısı olan AccessPoint [www.accesspoint.com.mt] bünyesinde barındırılan sunucularda ve yedekleme sunucularında ve
- Avrupa Birliği içinde bulunan bulut sistemlerinde.
İnternet üzerinden Bilgi paylaşımının, doğası gereği tehlikeli olduğunu ve web sitesi aracılığıyla veya başka bir şekilde elektronik olarak paylaşılan Bilgileri korumak için çaba göstermemize rağmen, ilettiğiniz Bilgilerin güvenliğini garanti edemeyeceğimizi ve etmediğimizi ve bu konudaki riskin size ait olduğunu kabul etmektesiniz. Bilgiler Şirkete ulaştığında, aşağıdaki önlemlerden birini veya daha fazlasını alarak bu Bilgileri korumak için gerekli adımları atacağız:
- • Bilgilerin güvenlik duvarları, şifrelemeler, erişim kısıtlamaları ve/veya parolalar kullanılarak korunmasını sağlamak;
• Bilgilerin yalnızca Hizmetlerin sağlanmasıyla ilgili görevlerini yerine getirmek için Bilgiye erişmesi gereken, Şirket içindeki kişiler tarafından erişilebilir olmasını sağlamak;
• Bilgilerin kaybolmasını önlemek için uygun yedeklemelerin yapılmasını sağlamak.
Kişisel Bilgiler, DZ Danışmanlık tarafından söz konusu Bilgilerin işlenmesi için gerekli olduğu sürece saklanacaktır. Bu nedenle Şirket, Bilgileri kanunen yükümlü olduğu veya bir müşteriyle olan ilişkisinin kaydını tutması gerektiği sürece saklayacaktır. Bilgilerinizi, Hizmetin tamamlanmasını veya sizinle olan iş ilişkimizin sona ermesini takiben 10 yıldan daha uzun süre saklamayacağız. Bilgilerinizi asgari olarak, hizmetin tamamlanmasını veya sizinle olan iş ilişkimizin sona ermesini takip eden 5 yıl boyunca saklayacağız.
Şirketin Bilgilerin depolandığı veya daha önce depolanmış olduğu sabit disklerinden birini veya daha fazlasını değiştirmesi gerekirse, Şirket söz konusu sabit diskin profesyonel bir şekilde ve Bilgilerin gelecekte içinden geri alınamayacağı şekilde imha edilmesini sağlayacaktır.
Bilgilerinizi güvenli ve uygun bir şekilde imha edeceğiz.
• Fiziksel dosyalar, parçalama yoluyla imha edilecektir. Parçalama hizmetleri üçüncü taraflara yaptırılabilir ve bu gibi durumlarda
Şirket, veri gizliliği prosedürlerini gözden geçirecek ve Genel Veri Koruma Tüzüğü’nün 28. Maddesi uyarınca veri sorumlusu olarak DZ Danışmanlık ile veri işleyen olarak materyal parçalama şirketi arasında akdi bir anlaşma gibi yol ve yöntemlerle veri sahiplerinin menfaatlerini koruyacaktır. Herhangi bir şüpheye mahal vermemek adına; bu durum yalnızca DZ Danışmanlık'ın parçalama hizmeti sağlayıcısına parçalama işleminden geçmemiş Bilgi sağlaması durumunda geçerli olacaktır.
• Parçalama işlemi kurum içinde yapılıyorsa, parçalama hizmeti sağlayıcısı veri işleyen olarak değerlendirilmeyecektir.
• Dijital formatta saklanan Bilgiler söz konusu olduğunda, bu Bilgiler kalıcı olarak silinecektir. Buna sunucularda ve/veya bulutta tutulan yedekler de dahildir.
• Müşteri ile Şirket arasındaki yazışmalar silinecek veya imha edilecektir.
Haklarınız
Bilgilerinizin işlenmesine ilişkin bilgi edinmek ve hakkınızda sakladığımız Bilgilere erişmek için Veri Koruma Sorumlumuzla iletişime geçebilirsiniz.
info@dzmalta.com adresine bir e-posta göndererek herhangi bir Bilginin düzeltilmesini talep edebilirsiniz.
Yanlış veya eksik olmaları halinde Bilgilerinizi silmemizi talep etme hakkına sahipsiniz. Bilgilerinizi silmemizi istediğiniz, ancak yasal olarak onları saklamak zorunda olduğumuz durumlar olabilir.
Belirli durumlarda Bilgilerinizin işlenmesine itiraz edebilir veya işlenmesini talep edebilirsiniz. Bilgilerinizi işlememize itiraz ettiğiniz veya söz konusu işlemeyi kısıtlamamızı istediğiniz durumlar da olabilir, ancak yasal olarak bu talebi reddetme hakkımız bulunmaktadır.
İstediğiniz zaman Bilgilerinizi ticari amaçlarla işlemememiz için bize talimat verebilirsiniz.
Bu Gizlilik Bildirimi kapsamında verdiğiniz rızayı, ilerleyen bölümde verilen iletişim bilgilerimizden herhangi biri aracılığıyla istediğiniz zaman geri çekebilirsiniz.
Bilgileriniz, şahsi rıza ve başka bir gerçek/tüzel kişinin haklarının korunması için yasal taleplerin ortaya konulması veya kamu yararı gerekliliği nedeniyle ilave işleme tabi tutulmaları gerekmedikçe sadece saklanabilir.
Bilgilerin sağlandığı yargı bölgesinin denetim makamına şikâyette bulunma hakkına sahipsiniz.
Bu Gizlilik Bildiriminin basılı bir kopyasını ücretsiz olarak talep edebilirsiniz.
Şikâyetleriniz
We Müşterilerimizin yorumlarına değer veriyoruz ve tüm müşterilerimizin Bilgilerinin yönetmelik ve iç politikalarımız doğrultusunda korunmasını sağlamayı taahhüt ediyoruz. Bilgilerinizi nasıl işlediğimiz konusunda şikâyette bulunma veya itirazlarınızı dile getirme ihtiyacı hissederseniz, aşağıdaki iletişim bilgilerini kullanarak Veri Koruma Sorumlumuzla iletişime geçebilirsiniz:
Posta yoluyla: The DPO, DZ Advisory Ltd, Quad Central, Q3 Level 10, Central Business District, Birkirkara, Malta.
Telefon ile: +356 21332100
E-posta ile: info@dzmalta.com
Şirket, şikâyetlerin şirket içinde etkin ve profesyonel bir şekilde ele alınmasını ve çözümlenmesini sağlamak için gerekli tüm tedbirleri alacaktır.
Veri Sorumlusu Dairesi ile de ayrıca aşağıdaki şekilde iletişime geçebilirsiniz:
Posta yoluyla: The Commissioner, Office of the Data Commissioner, Level 2, Airways House, High Street, Sliema, SLM 1549, Malta
Telefon ile: +356 23287100
Ayrıca aşağıdaki bağlantı aracılığıyla Malta Veri Koruma Sorumlusuna şikâyette bulunabilirsiniz:
https://idpc.org.mt/raise-a-concern/
Bu Gizlilik Bildirimini değiştirebilir miyiz?
Zaman zaman bu Gizlilik Bildirimini değiştirebiliriz. Bu Gizlilik Bildirimini değiştirirsek, güncellenmiş Bildirimi web sitemize yükleyeceğiz veya ana sayfamızda bir değişikliğin meydana geldiğini belirten bir bildirim yayımlayacağız. Gizlilik Bildiriminde haklarınızı etkileyen önemli bir değişiklik olması durumunda size bunu yazılı olarak bildireceğiz.
Bu Gizlilik Bildirimi geçerli AB yasalarına ve yönetmeliklerine uygundur. Şirket, yalnızca geçerli AB yasalarında ve yönetmeliklerinde belirtilen hükümler kapsamında sorumludur.